Surgimiento de las hojas de cálculo
La llegada de las hojas de cálculo permitió digitalizar la información organizada en tablas y realizar cálculos tediosos de manera rápida, sin depender de programadores, eliminando las desventajas de contar con aplicaciones rígidas, costosas y lentas en su desarrollo.
Al no requerir grandes conocimientos tecnológicos, no depender de terceras personas y tener mayor acceso a los recursos de cómputo, las áreas operativas de las empresas encontraron en las hojas de cálculo la llave mágica que les abriría la puerta a la independencia de la tradicionalmente rebasada área de T.I., cubriendo todas sus necesidades en tiempo.
¿Dónde empieza el problema?
Hasta aquí, pareciera que todo es miel sobre hojuelas, las áreas de las empresas responden a las constantes y crecientes demandas del entorno. Sin embargo, este nuevo paradigma operativo, trae consigo retos importantes:
- Colaboración deficiente: Compartir y actualizar los datos contenidos en la misma hoja de cálculo entre varias personas se vuelve complicado, se pierde la secuencia de actualización y se generan diversos errores.
- Preparación de insumos: Adaptar la información de otras fuentes para alimentar las hojas de cálculo a menudo consume más tiempo y esfuerzo.
- Dependencia individual: Suele dependerse del creador de la hoja, ya que solo él sabe manipularla o dónde se encuentra guardada la versión más reciente y funcional.
- Falta de automatización: Excel no está diseñado para manejar flujos de trabajo automatizados. Esto significa que muchas tareas deben hacerse manualmente.
- Seguridad de datos: Excel no ofrece niveles avanzados de control de acceso ni auditorías. Esto puede exponer información sensible a personas no autorizadas, poniendo en riesgo la confidencialidad.
- Falta de trazabilidad: Es difícil rastrear cambios o identificar la fuente de errores cuando varias personas modifican un archivo.
¿Qué no es la hoja de cálculo?
– No es una base de datos: Aunque puede almacenar y organizar grandes cantidades de datos, no está diseñada para manejar grandes volúmenes de información ni garantizar la integridad de los mismos como lo hacen las bases de datos especializadas.
– No es un ERP o sistema de gestión empresarial: Excel no está pensado para gestionar procesos críticos, automatización de flujos o colaboración empresarial a gran escala. Usarlo para estos fines puede generar ineficiencias y riesgos.
– No es una solución a largo plazo: Excel es ideal para soluciones rápidas y puntuales, pero no está diseñada para escalar junto con el crecimiento de la empresa. Depender de Excel para procesos complejos puede frenar la evolución tecnológica de la organización y dificultar la implementación de soluciones más robustas en el futuro.
¿Qué no es la hoja de cálculo?
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